Un nuovo fornitore che chiede un anticipo, un cliente che vuole pagare a 90 giorni, un partner con cui firmare un contratto importante. In tutti questi casi la domanda è la stessa: questa azienda esiste davvero, è in salute e chi ho davanti ha il diritto di firmare per lei?
La buona notizia è che molte risposte si trovano in fonti pubbliche, in pochi minuti. Ecco i controlli da fare, dal più semplice al più approfondito.
1. La visura camerale: esistenza, stato e chi comanda
Il primo documento da guardare è la visura camerale, che riporta i dati iscritti al Registro delle Imprese. Ti dice:
- se l’impresa esiste e con quale denominazione e forma giuridica;
- dove ha sede;
- qual è il suo stato: attiva, inattiva, in liquidazione, cessata, oppure sottoposta a una procedura concorsuale;
- che attività svolge, da confrontare con quello che ti sta vendendo;
- chi sono amministratori e legali rappresentanti, cioè chi può firmare per conto della società;
- il capitale sociale.
Cosa guardare con attenzione:
- l’attività dichiarata è coerente con l’offerta? Un’impresa di pulizie che vende componenti elettronici merita una domanda in più;
- la persona con cui tratti compare tra le cariche o ha una procura? Se no, chiedi chi ha i poteri di firma;
- l’azienda è stata costituita da poche settimane ma si presenta come un operatore storico?
- ci sono cambi recenti di sede, amministratori o denominazione, soprattutto se ravvicinati?
2. La Partita IVA: è valida e attiva?
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio online gratuito per verificare se una Partita IVA è valida e attiva. Per le operazioni con imprese di altri paesi dell’Unione c’è il sistema europeo VIES, che conferma se il numero IVA è abilitato agli scambi intracomunitari.
Una Partita IVA cessata o inesistente su una fattura è un campanello d’allarme serio, anche dal punto di vista fiscale.
3. La PEC: un indirizzo ufficiale per le comunicazioni
Le società e le imprese italiane devono avere un indirizzo PEC iscritto al Registro delle Imprese, consultabile anche sull’indice nazionale INI-PEC. Usalo per due cose:
- verificare che l’indirizzo da cui ricevi comunicazioni importanti sia davvero quello dell’azienda;
- chiedere conferma formale di informazioni delicate, come un cambio di coordinate bancarie.
4. L’IBAN è intestato all’azienda?
Una società seria incassa su un conto intestato a sé. Se il conto su cui devi pagare è intestato a una persona fisica, a un’altra società o a un nome che non torna, fermati e chiedi spiegazioni.
Puoi controllarlo prima di pagare con la verifica IBAN: confronta la ragione sociale con l’intestatario registrato in banca, tramite lo schema europeo Verification of Payee. Visura e verifica IBAN insieme ti dicono se l’azienda esiste e se il conto è davvero suo.
5. Bilanci, protesti e procedure
Per le società di capitali puoi richiedere al Registro delle Imprese anche i bilanci depositati: fatturato, utile o perdita, debiti, patrimonio netto. Un bilancio in perdita da anni o non depositato non è una prova di inaffidabilità, ma è un’informazione utile prima di concedere credito.
Le procedure concorsuali (come fallimento, ora liquidazione giudiziale, o concordato) compaiono nella visura. I protesti di assegni e cambiali si verificano invece sul Registro informatico dei protesti, consultabile presso le Camere di Commercio.
6. Presenza online e reputazione
Infine, i controlli di buon senso:
- il sito web riporta ragione sociale, Partita IVA e sede, e coincidono con la visura?
- le email arrivano da un dominio aziendale o da una casella gratuita?
- ci sono recensioni o segnalazioni di altri clienti, magari sui forum del settore?
- il numero di telefono risponde e corrisponde all’azienda?
La checklist in breve
| Controllo | Dove | A cosa serve |
|---|---|---|
| Esistenza, stato, cariche | Visura camerale | Sapere se l’azienda è attiva e chi può firmare |
| Partita IVA | Agenzia delle Entrate, VIES | Evitare fatture con numeri non validi |
| PEC | Registro delle Imprese, INI-PEC | Avere un canale ufficiale e verificato |
| Intestatario dell’IBAN | Verification of Payee | Pagare il conto giusto |
| Bilanci e procedure | Registro delle Imprese | Valutare la solidità prima di dare credito |
| Protesti | Camera di Commercio | Individuare problemi di pagamento |
I segnali che devono farti rallentare
- fretta di chiudere e di ricevere un anticipo consistente;
- condizioni troppo vantaggiose rispetto al mercato;
- IBAN estero o intestato a terzi per un’azienda italiana;
- nessun recapito verificabile oltre a email e cellulare;
- riluttanza a fornire documenti che un’azienda in regola ha sempre a disposizione.
Nessuno di questi controlli da solo dà la certezza assoluta, ma insieme riducono molto il rischio. E la maggior parte richiede pochi minuti.