Per un truffatore, il modo più semplice per farsi pagare da un’azienda è convincerla che un suo fornitore ha cambiato banca. Per questo ogni richiesta di cambio IBAN va trattata come un’operazione sensibile, anche quando arriva da un fornitore storico e sembra del tutto normale.

Non serve un sistema complesso: serve una procedura scritta, sempre uguale, che tutti in amministrazione conoscono. Eccone una in sette passi.

Perché il cambio di IBAN è il momento più delicato

Finché un fornitore usa lo stesso conto, i pagamenti vanno dove devono andare. Il rischio nasce quando qualcuno chiede di cambiare destinazione. Le richieste false arrivano quasi sempre per email, da una casella violata o da un indirizzo simile a quello vero, e sono costruite per sembrare routine: una nuova banca, una fusione, un conto in chiusura. Abbiamo descritto lo schema nella guida sulla truffa dell’IBAN in fattura.

La procedura in sette passi

1. Nessuna modifica sulla base di una sola email

Una email, anche se arriva dall’indirizzo giusto, non basta per cambiare un IBAN in anagrafica. È la regola da cui dipendono tutte le altre: se la casella del fornitore è compromessa, l’email “giusta” è proprio quella del truffatore.

2. Richiama il fornitore a un numero che conosci già

Telefona al referente usando il numero presente in anagrafica o sul sito ufficiale, mai quello indicato nella richiesta. Chiedi conferma del cambio e annota nome della persona, data e ora della telefonata.

3. Chiedi una conferma formale

Fatti mandare la comunicazione su carta intestata, firmata da chi ha i poteri per farlo, dall’indirizzo PEC dell’azienda iscritto al Registro delle Imprese. Se hai dubbi su chi possa firmare, una visura camerale ti dice chi sono amministratori e legali rappresentanti.

4. Verifica a chi è intestato il nuovo conto

Il nuovo IBAN deve essere intestato al fornitore, non a una persona fisica o a un’altra società. Puoi controllarlo con la verifica IBAN, che confronta la ragione sociale con l’intestatario registrato in banca. Un esito di corrispondenza parziale va approfondito; un esito di nessuna corrispondenza blocca la procedura.

5. Separa chi modifica da chi paga

La persona che aggiorna l’IBAN in anagrafica non deve essere la stessa che autorizza i pagamenti. Il secondo controllo, fatto da qualcuno che non ha ricevuto la richiesta, è spesso quello che ferma la frode.

6. Fai attenzione al primo pagamento

Il primo bonifico verso il nuovo IBAN è quello da guardare meglio. Controlla l’esito della verifica del beneficiario mostrato dalla banca e, se l’importo è rilevante, valuta di chiedere al fornitore una conferma di ricezione prima dei pagamenti successivi.

7. Registra tutto

Tieni traccia di ogni cambio: chi l’ha richiesto, come è stato verificato, chi l’ha approvato e quando. Serve per i controlli interni e, in caso di problemi, per dimostrare la diligenza dell’azienda.

Un modello di risposta

Quando ricevi una richiesta di cambio IBAN, puoi rispondere con un messaggio come questo, che non accusa nessuno e spiega la procedura:

Gentile fornitore, abbiamo ricevuto la vostra richiesta di aggiornare le coordinate bancarie. Per la sicurezza di entrambi, aggiorniamo l’IBAN solo dopo una conferma telefonica al numero presente nella nostra anagrafica e una comunicazione firmata inviata dalla vostra PEC. Fino al completamento della verifica, i pagamenti resteranno sospesi o verranno eseguiti sulle coordinate precedenti.

E le aziende che pagano in blocco?

Dal 9 ottobre 2025 le banche dell’area euro verificano il beneficiario prima di ogni bonifico SEPA. Le aziende che inviano pagamenti in blocco, per esempio le distinte generate dal gestionale, possono però rinunciare a questa verifica. Se è il tuo caso, il controllo va spostato a monte: nel momento in cui l’IBAN entra in anagrafica.

Con la Verification of Payee via API puoi farlo in automatico: ogni volta che un IBAN viene inserito o modificato, il gestionale verifica l’intestatario e segnala le anomalie prima che parta qualsiasi pagamento.

In sintesi

  • Nessun cambio di IBAN sulla base di una sola email.
  • Conferma per telefono, a un numero che conosci, e per iscritto, dalla PEC del fornitore.
  • Verifica che il nuovo conto sia intestato al fornitore.
  • Due persone diverse tra chi modifica e chi paga.
  • Traccia ogni passaggio.